Verwerkersovereenkomst (AVG art. 28)
Versie 9 oktober 2026. Deze overeenkomst is openbaar en wordt bij registratie apart en expliciet aanvaard; de aanvaarding wordt vastgelegd met gebruiker, versie, datum en tijdstip. Zie ook de privacyverklaring en de AI- en DPIA-verklaring.
1. Partijen en totstandkoming
Deze verwerkersovereenkomst wordt aangegaan tussen: Werkveiligadvies, handelend onder de naam KAM-Platform, gevestigd te Almere, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78239109 ("Verwerker"), en de organisatie die een account aanmaakt of een Abonnement activeert ("Verwerkingsverantwoordelijke"). De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Verwerkingsverantwoordelijke deze tijdens de registratie elektronisch aanvaardt, of bij schriftelijke ondertekening. Degene die namens de organisatie aanvaardt, verklaart bevoegd te zijn die organisatie te binden. Op het gebruik van het Platform zijn daarnaast de algemene voorwaarden van toepassing.
2. Onderwerp, doelen en duur
Verwerker verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens zoals opgenomen in de Bedrijfsdata van het Platform, uitsluitend om de overeengekomen dienst te leveren (artikel 28 AVG). Doel van de verwerking is uitsluitend: het hosten, beschikbaar stellen, beveiligen en technisch ondersteunen van het Platform en de gekozen modules. Verwerker verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoop of marketing. De overeenkomst geldt zolang het (proef)abonnement loopt en eindigt samen met het Abonnement, met in achtneming van de teruggeef- en verwijderingstermijnen in artikel 14.
3. Aard van de verwerking
De verwerking omvat het hosten, opslaan, verzenden, weergeven en technisch verwerken van de door de Verwerkingsverantwoordelijke ingevoerde gegevens en de daaruit gegenereerde resultaten, waaronder RI&E's, audits, inspecties, acties, toolboxen, competenties, incidentmeldingen, documenten en bijlagen. Daarnaast omvat de verwerking het loggen van beveiligingsrelevante gebeurtenissen (zoals inloggen, rolwijzigingen en exports) ten behoeve van de beveiliging van het Platform.
4. Categorieën betrokkenen en gegevens
Betrokkenen zijn met name (gebruikers van) medewerkers, opdrachtnemers en bezoekers van de Verwerkingsverantwoordelijke. De categorieën gegevens volgen uit de invoer van de Verwerkingsverantwoordelijke: namen, functie- en contactgegevens, accountgegevens, en in voorkomende gevallen beschrijvingen die betrekking kunnen hebben op letsel of gezondheid (bijzondere persoonsgegevens). De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor dataminimalisatie: alleen de gegevens in het Platform op te nemen die voor het beoogde doel noodzakelijk zijn. Verwerker verwerkt geen persoonsgegevens buiten deze categorieën om zonder nieuwe gedocumenteerde instructie.
5. Instructies
Verwerker verwerkt de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, zoals vastgelegd in deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en de bediening van het Platform, tenzij een Europese of lidstatelijke rechtsact dit vereist. In dat laatste geval stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke vóór de verwerking in kennis, tenzij die rechtsact dit om gewichtige redenen van openbaar belang verbiedt. Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis indien een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de Algemene verordening gegevensbescherming. Aanvullende instructies kunnen schriftelijk worden overeengekomen; Verwerker is niet verplicht daaraan gevolg te geven als deze in strijd zijn met deze overeenkomst of met het Abonnement.
6. Vertrouwelijkheid
Verwerker waarborgt dat personen die onder zijn gezag werken en die toegang hebben tot persoonsgegevens, deze uitsluitend verwerken in overeenstemming met de instructies en uitsluitend voor zover dat nodig is voor de dienstverlening, en dat zij door geheimhoudings- of vertrouwelijkheidsverplichtingen zijn gebonden. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de werkzaamheden.
7. Beveiliging van de verwerking (artikel 32 AVG)
Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen, afgestemd op de risico's, waaronder: versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), versleutelde opslag, tenant-isolatie op tabelniveau (gegevens zijn uitsluitend zichtbaar binnen de eigen organisatie), rol-gebaseerde toegangscontrole met het principe van minimale bevoegdheden, snelheidsbegrenzing tegen misbruik, logging van beveiligingsrelevante gebeurtenissen en periodieke beveiligingstesten. Het Platform ondergaat daarnaast een geautomatiseerde en gedocumenteerde beveiligingscontrole die na elke publicatie opnieuw draait. Verwerker houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die namens de Verwerkingsverantwoordelijke plaatsvinden (artikel 30 lid 2 AVG) en verstrekt op verzoek een samenvatting daarvan. Bij de keuze van de maatregelen zijn onder meer versleuteling, vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en herstelbaarheid betrokken.
8. Subverwerkers
De Verwerkingsverantwoordelijke verleent Verwerker voorafgaande algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Huidige subverwerkers zijn: Base44 (hosting en platformdiensten) en, via dat platform, onder meer MongoDB (databases), Google Cloud (cloudinfrastructuur) en de e-maildienst van het platform, alsmede de AI-diensten OpenAI, Anthropic en Google voor de als zodanig aangeduide AI-functies. De actuele lijst staat in deze overeenkomst op kam-platform.com/verwerkersovereenkomst. Verwerker kondigt een voorgenomen wijziging van de subverwerkers ten minste dertig dagen van tevoren aan via kam-platform.com of per e-mail, zodat de Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar kan maken. Maken zij tijdig bezwaar, dan komen partijen in overleg over een oplossing; lukt dat niet, dan kan de Verwerkingsverantwoordelijke het Abonnement per de ingangsdatum van de wijziging beëindigen met terugbetaling naar rato van een vooruitbetaalde periode. Verwerker legt aan subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan en blijft jegens de Verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor de nakoming daarvan (artikel 28 lid 2 en lid 4 AVG).
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER vindt uitsluitend plaats op een wettelijk toegestane doorgiftegrondslag en, waar nodig, met passende waarborgen (artikel 46 AVG), zoals standaardcontractbepalingen. Op het moment van deze overeenkomst worden de appgegevens en gebruikersgegevens van de omgeving opgeslagen in de Verenigde Staten; de doorgifte daarnaartoe is afgedekt conform de verwerkersregeling van het hostingplatform (Base44), op basis van standaardcontractbepalingen dan wel het EU-VS Data Privacy Framework (zie base44.com/dpa). Het hostingplatform ondersteunt opslag in de EU; de verhuizing van een bestaande omgeving vereist hernieuwde registratie van gebruikers en wordt uitsluitend in overleg met de Verwerkingsverantwoordelijke uitgevoerd. Indien door een wetswijziging of uitspraak de door Verwerker gebruikte doorgiftegrondslag komt te vervallen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan in kennis en komen partijen in overleg over alternatieve waarborgen.
10. Rechten van betrokkenen en hulpverlening
Verwerker verleent de Verwerkingsverantwoordelijke, mede gebruikmakend van de export- en beheerfuncties van het Platform, alle redelijke bijstand bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen om uitoefening van hun rechten (inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, artikelen 12 tot en met 22 AVG). Indien een betrokkene zich rechtstreeks tot Verwerker richt, verwijst Verwerker deze door naar de Verwerkingsverantwoordelijke of verstrekt diens contactgegevens.
11. Hulpverlening bij beveiliging en effectbeoordeling
Verwerker helpt de Verwerkingsverantwoordelijke, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie die aan Verwerker beschikbaar is, bij het waarborgen van de beveiliging en bij het voldoen aan de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder het melden van datalekken, het informeren van betrokkenen, het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging. Hulpverlening via de export-, instelling- en rapportagefuncties van het Platform en de openbaar beschikbare beveiligingsdocumentatie is kosteloos; voor hulpverlening die redelijkerwijs van Verwerker kan worden gevergd en buiten deze middelen om plaatsvindt, worden in beginsel geen kosten in rekening gebracht.
12. Melding van datalekken (artikel 33 AVG)
Verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens die namens de Verwerkingsverantwoordelijke zijn verwerkt, zonder onnodige vertraging nadat Verwerker daarvan kennis heeft gekregen, en in ieder geval binnen 48 uur na constatering, aan de Verwerkingsverantwoordelijke. De melding bevat voor zover bekend: de aard van de inbreuk, de categorieën en aantallen betrokkenen en persoonsgegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen of voorgestelde maatregelen en een contactpunt. Bij vermoedens die nog niet zijn bevestigd, informeren partijen elkaar over de onderzoekstatus; de meldingstermijn geldt voor de constatering van een inbreuk. Partijen houden een intern register van datalekken bij (artikel 33 lid 5 AVG). De Verwerkingsverantwoordelijke beslist over eventuele melding aan de toezichthouder of aan betrokkenen; Verwerker verleent daartoe de benodigde bijstand.
13. AI-functies en bijzondere persoonsgegevens
De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor een geldige verwerkingsgrondslag en voor dataminimalisatie bij AI-functies. AI-uitkomsten kunnen onjuist of onvolledig zijn en dienen vóór gebruik door een deskundig persoon te worden gecontroleerd. Zolang niet schriftelijk is vastgesteld dat het hostingplatform en de door haar ingeschakelde AI-diensten meegezonden gegevens uitsluitend in opdracht verwerken en niet gebruiken om AI-modellen te trainen, is verwerking van bijzondere persoonsgegevens (gegevens over letsel, ziekte, beperkingen of verzuim) en van vertrouwelijke bedrijfsinformatie via een AI-functie niet toegestaan (artikel 11.4 van de algemene voorwaarden en de openbare AI- en DPIA-verklaring).
14. Teruggave en verwijdering
Na beëindiging van het Abonnement verstrekt Verwerker, op keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, alle exporteerbare persoonsgegevens terug of verwijdert deze, en verwijdert bestaande kopieën, behoudens wettelijke bewaarplicht (artikel 28 lid 3 sub g AVG). Praktisch: gedurende dertig kalenderdagen na beëindiging kan de Verwerkingsverantwoordelijke een standaardexport van exporteerbare Bedrijfsdata opvragen of downloaden; daarna verwijdert Verwerker actieve Bedrijfsdata en worden back-upkopieën volgens de normale overschrijfcyclus verwijderd.
15. Audits en verantwoording
Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat aan de verplichtingen uit artikel 28 en artikel 32 AVG wordt voldaan, en staat audits, inclusief inspecties, toe die door de Verwerkingsverantwoordelijke of door een door haar gemandateerde auditor worden uitgevoerd (artikel 28 lid 3 sub h AVG). Concreet: de openbare beveiligings- en compliancedocumentatie is inzagbaar; daarbovenop kan een audit plaatsvinden na redelijke aankondiging van ten minste twee weken, onder geheimhouding, tijdens kantoortijden en in beginsel eenmaal per jaar, tenzij een bevestigd incident of een wettelijke verplichting daartoe nopen. Aanvullende audits worden afgestemd om de continuïteit en beveiliging van het Platform en andere klanten niet in gevaar te brengen.
16. Aansprakelijkheid, toepasselijk recht en aanvaarding
Voor aansprakelijkheid en vrijwaring gelden de algemene voorwaarden, voor zover deze verenigbaar zijn met de aansprakelijkheidsverdeling uit de Algemene verordening gegevensbescherming (artikel 82 AVG); de aansprakelijkheid kan niet contractueel worden verlegd naar de Verwerkingsverantwoordelijke voor zover de verplichting uit hoofde van de verordening rechtstreeks op Verwerker rust. Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Deze overeenkomst wordt bij registratie elektronisch aanvaard; de aanvaarding wordt vastgelegd met gebruiker, versie, datum en tijdstip.